Tosamaganga – un passo alla volta

Dall’ultimo post (aprile 2015, di ritorno dalla Tanzania) non ho avuto modo di aggiornare questo blog, fermarmi un attimo, fare mente locale sui progetti in corso, i progetti futuri, dedicare del tempo alla famiglia, riposarmi… per più di un anno!

Ora (16 settembre 2016) che mi son riposato, son stato di più in famiglia ed ho portato avanti diversi progetti, è arrivato il momento di buttare giù qualche riga (e qualche foto), anche semplicemente come “memoria”, delle tante cose pensate e non dette, delle tante cose fatte e non documentate.

Una cosa è certa: ogni progetto vive ora di vita propria, con le proprie peculiarità, punti di forza e di debolezza. E’ vero che si possono trovare delle similitudini, ma tale sforzo il più delle volte lascia il tempo che trova e, anzi, distoglie dagli obiettivi specifici di ogni progetto. In tutti i casi, ad esempio, si procede per piccoli step, come piccoli passi di un figlio che cresce, piccoli progressi che non bisogna aver fretta di vedere, pur restando decisi sul da farsi e attendere “paternamente” che questo avvenga nel modo più naturale possibile; eppure ogni progetto ha punti di partenza e obiettivi di volta in volta diversi, e anche tu nel frattempo cambi e cresci, ed il tempo passa, un po’ come per un padre e per la sua prole di diverse età.

 

Ci eravamo lasciati con un “Tutaonana mwezi wa saba!” che in Swahili vuol dire “Ci vediamo a Luglio! (2015)” e così è stato (scusate la maiuscola sul mese, ma è una delle poche cose che apprezzo dell’inglese).

A Luglio, armi-bagagli-e-famiglia, sono tornato al Tosamaganga Hospital per l’inizio dell’anno fiscale tanzaniano – che è il 1° Luglio – e per circa 40 giorni. Il periodo non è stato scelto a caso: l’obiettivo (specifico) era effettuare le scritture contabili necessarie per partire col sistema OpenERP (oggi Odoo) come fosse l’anno zero, il che vuol dire:

  1. situazione casse e banche
  2. situazione debiti/crediti verso clienti/fornitori
  3. valutazione dei magazzini farmaci e consumabili (inventario)
  4. valutazione dei cespiti (terreni, edifici, strumentazioni, suppellettili, ecc…)

L’attività è stata intensa: dopo i primi mesi in cui gli utenti del sistema (contabili, magazzinieri, farmacisti e personale IT) hanno provato le varie funzioni messe a disposizione dalla versione custom di ISF, condiviso dubbi e funzionalità, imparato a riconoscere alcuni problemi e relative soluzioni, si è partiti con l’inventario dei 3 principali magazzini di farmaci e consumabili dell’ospedale, dove risiede il grosso del valore monetizzabile.
In squadra con E.Boles del CUAMM per 3 giorni non si è fatto altro che contare, catalogare e valutare ogni singolo prodotto all’interno degli stores. In teoria, fatto questo per il MainStore (magazzino principale) che distribuisce agli altri due (SubStore e Dispensary) ed ai reparti, il lavoro “poteva considerarsi” fatto anche per gli altri, al netto delle quantità; ma la cosa non è così semplice, soprattutto per chi per la prima volta deve cominciare a considerare lotti, scadenze e valori, e soprattutto cominciare a ragionare in termini di “beni e prodotti” e non solo di “principio attivo e forza”; a ricordare che l’unità di acquisto non è la stessa di quella di distribuzione o uso interno, e che la cosa conta; a capire che i lotti sono il fulcro di una buona gestione e valutazione di magazzino e non solo un’etichetta; comprendere il concetto di “anagrafica prodotto” e di “transazioni”.
Ma lasciatemi immaginare che un training di questo tipo non sarebbe molto diverso fatto in Italia, se non ovviamente per la lingua che ancora rappresenta lo scoglio maggiore (in generale).

Poi si è passati alla determinazione dei saldi di apertura casse e banche (quanto ho nel cassetto, quanto ho su ogni conto) e alla determinazione dei debiti/crediti verso clienti/fornitori (fatture pagate e non pagate). Per i cespiti si è dovuto aspettare che una squadra di valutatori accreditati facesse l’inventario dei beni mobili ed immobili, cosa che è avvenuta il successivo Novembre, e ripetuta a Marzo di quest’anno.
C’è da dire che molto ha aiutato il buon livello di esperienza delle persone coinvolte e dall’ordine generale in cui versava tutto il cartaceo.

Dopo un anno di data entry ed una missione di followup a Novembre 2015, siamo quindi ritornati alla fine dell’anno fiscale tanzaniano (e relativo inizio di uno nuovo), tra Giugno e Luglio 2016, per chiudere un anno di attività durante il quale l’ospedale è stato in grado di:

  • registrare tutte le movimentazioni economiche e finanziarie
  • registrare parte delle movimentazioni di magazzino (ad maiorem)
Tosamaganga Hospital: hapa kazi tu!

E.Boles, S.Benettin and E.Vaginga at work

Questa volta si è aggiunta alla squadra S.Benettin, una volontaria contabile legata al CUAMM sin da tenera età (il CUAMM esiste da più di 60 anni), che ha aiutato ad accelerare e verificare tutto il lavoro arretrato e ad allineare i conti.

Per i magazzini si è dovuto, invece, procedere ad un nuovo inventario generale  – questa volta con il supporto del sistema stesso – a causa del troppo lavoro arretrato, deficit che non era possibile colmare nell’arco della missione se non a scapito di un altro importante task: usare il tempo rimasto per capire le ragioni che hanno provocato l’arretrato stesso; da quest’ultime è emersa la necessità di fare più affiancamento ed impostare metodi di lavoro diversi; per il resto della missione quindi ci si è concentrati su questo, lavorando fianco a fianco nei magazzini, negli uffici, facendo insieme pause e festività (che non sono meno importanti del lavoro stesso).

Tosamanga Hospital: Training OpenERP

Tosamanga Hospital: Training OpenERP

 

Tutto l’Hospital Management Team e noi consulenti ci siamo sentiti soddisfatti per il lavoro svolto fin’ora; nonostante le difficoltà e le ore piccole, siamo riusciti anche a trovare il tempo per godere di ciò che la Tanzania offre nel giro di pochi chilometri: ingollare birre di marche mai viste, fare incontri “speciali” di notte, passeggiate nei canyon e scalate mattutine, un safari, salpare per un’isola vicina, vivere la Iringa by Night, una pizza dal Mama Iringa

 

Ora la strada rimasta verso un bilancio certificato è davvero poca! I dati ci sono e parte della documentazione richiesta già pronta. Serve continuare con il data-entry (con meno errori dell’anno passato) e sviluppare la documentazione legale richiesta dal processo di certificazione.

Una volta interiorizzati meccanismi e flussi contabili, si proverà ad estendere il sistema con la registrazione dei pazienti e attività cliniche, ovviamente il tutto integrato alla contabilità già in essere, ma questi sono mete all’orizzonte…

Come dicevo nell’incipit: un passo alla volta e con obiettivi precisi.
Prossima missione di followup: Novembre 2016

Tutaonana mwezi wa kumi na moja!
(ora l’avete imparata)

 


Per contribuire o per approfondimenti su questo e altri progetti di ISF:

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